REPSE Y SUBCONTRATACIÓN: LO QUE TODO NEGOCIO DEBE TENER PARA NO PERDER LA DEDUCCIÓN

Contratar un servicio de limpieza, mantenimiento, vigilancia o capacitación técnica parece una decisión operativa sencilla. Fiscalmente, no lo es. Desde la reforma de subcontratación de 2021, si el proveedor no está en regla, el problema no es solo suyo: tu negocio puede perder la deducción del gasto y el acreditamiento del IVA, aunque el servicio sí se haya prestado y lo hayas pagado completo.

¿Qué es el REPSE y por qué importa?

El REPSE es el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas, un padrón público que administra la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). La reforma de 2021 prohibió el outsourcing tradicional, es decir, poner trabajadores a disposición de otra empresa, y dejó una sola modalidad permitida: contratar servicios u obras especializados a un proveedor que cuente con este registro.

El registro tiene una vigencia de tres años, es renovable y el trámite se hace en el portal de la STPS. Si el proveedor no lo renueva a tiempo, pierde su vigencia, y quien lo contrató queda igual de expuesto.

Servicio especializado vs. subcontratación prohibida

La diferencia es el corazón del tema, y es donde más negocios se equivocan:

Permitido: contratar un servicio u obra especializado, ajeno al giro principal de tu negocio, a un proveedor con REPSE vigente. Por ejemplo, mantenimiento de equipos o servicios de limpieza.

Prohibido: recibir trabajadores que tú diriges, o que realizan las mismas actividades que forman parte de tu actividad principal. Eso es subcontratación de personal, y se puede interpretar como una relación laboral directa contigo.

Un punto muy delicado es la subordinación. Si le das instrucciones directas al personal del proveedor, como si fueran tus empleados, aumenta el riesgo de que se presuma una relación de trabajo con tu empresa.

¿Qué pasa con la deducción y el IVA si el proveedor no cumple?

Este es el costo fiscal real. Si no cuentas con la documentación que exige la ley, el gasto no es deducible para efectos de ISR y el IVA que te trasladaron no es acreditable. Es decir, pagas el servicio, pero fiscalmente es como si no hubiera existido.

Lo que debes revisar y conservar antes de pagar

Antes de contratar, y de forma periódica mientras dure el servicio, conviene reunir este expediente:

1. REPSE vigente del proveedor. Verifícalo en el portal de la STPS y guarda una copia junto con el contrato.

2. Contrato por escrito. Debe describir el servicio u obra especializado de forma concreta, no con frases genéricas.

3. CFDI con descripción específica. Que la factura detalle el servicio realmente prestado.

4. Evidencia de que el proveedor cumple con sus trabajadores. Por ejemplo, CFDI de nómina de los trabajadores que prestan el servicio, y comprobantes de pago de cuotas ante IMSS e INFONAVIT.

5. Opinión de cumplimiento. Revisa que tu proveedor esté al corriente con SAT, IMSS e INFONAVIT.

6. Informes cuatrimestrales. Hay informes de contratos de servicios especializados ante SAT (ICSOE) y ante el IMSS (SISUB). Confirma en fuentes oficiales las fechas vigentes para cada cuatrimestre y quién presenta cada uno.

Conserva todo este expediente por al menos cinco años. Es lo primero que se pide en una revisión.

Las consecuencias de no estar en regla

Prestar o contratar servicios especializados sin REPSE puede generar multas muy altas, de entre 2,000 y 50,000 veces la UMA, que con la UMA de 2026 ($117.31) equivalen a cifras de cientos de miles hasta millones de pesos. A esto se suma la pérdida de la deducción y del acreditamiento del IVA.

Y el riesgo no termina ahí: las autoridades cruzan información entre los CFDI de servicios, el padrón del REPSE y las nóminas del proveedor. Si algo no coincide, es la señal para una revisión.

Recomendación práctica

Haz una lista de todos los proveedores que te prestan servicios con personal en tus instalaciones, o que te prestan servicios que podrían confundirse con tu actividad principal. Para cada uno, revisa si tiene REPSE vigente, si el contrato describe un servicio realmente especializado y si cuentas con el expediente completo. Esta revisión toma poco tiempo y puede ahorrarte una contingencia grande.

Y un consejo más: ponle una fecha de revisión a la vigencia del REPSE de cada proveedor. Si vence y no lo renueva, tu deducción puede estar en riesgo sin que te hayas enterado.

¿Tienes proveedores de servicios con personal en tu negocio y no sabes si su documentación está completa? Escríbeme y revisamos tu caso antes de que lo haga la autoridad. Este artículo es informativo y no sustituye asesoría fiscal o legal personalizada.